Afhold byråds- og kommunalbestyrelsesmøder som virtuelle telekonferencer med fuld mødekontrol og live streaming

Under Covid-19 krisen har kommunerne har i vid udstrækning brugt eksisterende løsninger til at afholde byråds- og kommunalbestyrelsesmøder som videokonferencer, men har oplevet, at de ikke altid passer til arbejdet i et politisk beslutningsorgan. F.eks. kan det være vanskeligt at håndtere en korrekt talerække og afstemninger via en chat funktion er problematiske.

Siden COVID-19-situationen eskalerede har Public-i arbejdet med at udvikle en dedikeret løsning til lokale myndigheder, så man kan afholde byråds- og kommunalbsetyrelsesmøder med fjerndeltagelse. Målet var at give vores kunder mulighed for at fortsætte med at streame mødernes indhold live og on-demand til deres lokalsamfund og samtidig holde sig selv og andre i sikkerhed.

Løsningen hedder Connect Remote og er en videokonferenceløsning skræddersyet til lokale myndigheder behov. Den gør virtuelle møder lette og medlevende for både mødeleder og deltager og giver borgerne mulighed for at deltage både live og on-demand:

En eller to mødeledere styrer mødet. Talerækken er tydeligt markeret, talernavne sendes automatisk når deltagerne taler og elektroniske afstemninger kan igangsættes. Medlemmer, der ikke skal deltage under visse punkter, kan anbringes i en lobby, mens de venter.

Fjerndeltagerne ser alle de andre talere med navn og kan løfte hånden for at komme på talerækken. Talerne kan også dele deres skærm med de andre deltagere.

Borgerne: Connect Remote er fuldt integreret med Public-i’s webcasting platform, så møderne kan sendes live og on-demand med fuld kontekst information som er kendt fra Connect platformen: Dagsordenspunkter, talerprofiler, tidsindeksering osv.

Med Connect Mixed kan man afholde hybridmøder, hvor nogle deltager remote mens andre deltager fysisk.

Elektronisk afstemning giver en hurtig og sikker mødeafvikling og dokumenterer afstemningsresultaterne

Hvert dagsordenpunkt kan associeres med en eller flere afstemninger, der derved aktiverer afstemningssystemet. Mødelederen kan til en hver tid afslutte en afstemning eller tilføje en ad-hoc afstemning.

En afstemningsskabelon definerer, om det er simple ja/nej afstemninger, og om alle skal stemme, eller man kan undlade at stemme. Desuden kan man i skabelonen sætte en fast tid for, hvornår afstemningen skal afsluttes eller et mål om, at alle skal have stemt.

Afstemningssystemet er integreret med mikrofonsystemet. Deltagerne stemmer via knapper på deres mikrofon. En lampe på hver mikrofon viser, når man kan stemme, når man har stemt, eller når tiden for afstemning er udløbet.

Resultatet af afstemningen vises på mødelederens skærm, på storskærmene i salen og i webcasten i valgfrit layout. Afstemningsresultatet kan eksporteres til en fil for arkivering eller indeholdes i den samlede møderapport.

Vis alle oplysninger om mødet på skærme på rådhuset og hjemme hos borgeren

Under mødets afvikling vises løbende oplysninger af relevans for både mødedeltagere og tilskuere. Oplysningerne vises automatisk i takt med, at mødet skrider frem, og man kan derfor altid holde sig orienteret om, hvad der sker i mødet.

Deltagerne kan se, hvem der har meldt sig ind til mødet og løbende følge, hvilket dagsordenpunkt der behandles. I takt med at talerne melder sig ind i talerrække, vises navne og evt. portrætbilleder på skærmen, så man kan følge udviklingen i talerrækken.

Hvis der vises slides under mødet, vises disse også på skærmene.

Ved afstemninger vises hvad der stemmes om og motivationen. Når afstemningen er slut, vises resultatet som grafik eller som liste over, hvem der har stemt.

Skærmene kan monteres i salen, ved tilhørerpladserne eller foran hver politiker. Alle billeder inkluderes i webcasten og vises simulatant for seerne.

Vores full-service ydelse – med professionel teknisk support – sikrer en høj kvalitet og sikkerhed for, at alle møder kan gennemføres uden problemer

Vores full-service ydelse sikrer, at vores kvalitet lever 100 % op til kundernes forventninger. Servicepakken for mødeafvikling indeholder:

• Forberedelse af hvert møde med dagsorden, afstemninger, PowerPoint slides, eventuelle ændringer i mødeopsætning fra gang til gang.
• Remote support for borgmesteren under selve mødet.
• Introduktion til borgmester, kommunalbestyrelsen/byrådet samt nøglemedarbejdere.
• Årlig opdatering af nye medarbejdere i systemet.

Desuden ydes følgende tekniske supportydelser:

• Generel teknisk support via telefon, mail, online chat på alle arbejds­dage.
• Hvis kritisk udstyr fejler, vil det blive forsøgt udbedret akut indenfor 6 timer med brug af fjernbetjening.
• Hvis ikke-kritisk udstyr fejler, vil det blive udbedret eller udskiftet (hvis det er inden for garantiperioden) med nyt udstyr indenfor en periode på højst 1 uge.
• For at sikre at udstyret er funktionsdueligt til enhver tid, gennemføres et årligt servicebesøg.